Det ligger næsten i overskriften: Hvordan kan du på en systematisk måde løse dine problemer? Systematisk betyder, at du og dine kollegaer har en eller flere metoder, som I er enige om at anvende, når I skal have løst de problemer, I møder.

Vi kan sige, at et problem er afstanden mellem tingenes tilstand nu, og hvordan de burde være. En anden bredt accepteret definition på et problem er en afvigelse fra standarden.
Uanset, hvordan du vælger at definere et problem, så er det vigtigt, at du og dine kollegaer er opmærksomme på at opdage problemer, så snart de opstår, og det er lige så vigtigt, at I har værktøjer til at løse dem.

Du kan strukturere arbejdet med problemløsning efter denne 5 trins-model:

1. Udarbejd løbende en problemliste
2. Prioriter løbende problemlisten
3. Vælg, hvilket problemløsningsværktøj du vil bruge
4. Arbejd med at finde årsagen til problemet
5. Find en løsning.

 Her kan du læse mere om, hvordan du får struktur på din problemløsning, og hvilke redskaber du kan bruge.

Du bestemmer selv, hvordan din problemliste skal se ud. Skal den være elektronisk, skrevet på en tavle eller laves som Sticky notes. Den model, der giver mening for dig, er den rigtige.
 
Jeg bruger ofte selv Sticky Notes et synligt sted, fordi det giver mig mulighed for altid at se, hvad både jeg selv og andre har oplevet som problemer. Ligeledes kan jeg, når jeg tager fat i at løse problemet, flytte rundt med den pågældende Sticky note.  

Når du skal vælge, hvilket problem du skal løse først, er det en god idé at bruge en prioriteringsmatrix. I denne vurderer du, om det vil kræve en lille eller en stor indsats at løse problemet, og om løsning af problemet vil give et lille eller et stort udbytte.

 Du kan vælge blandt en række af problemløsningsværktøjer. Du bør lære dem at kende, prøve dem af og finde ud af, hvad de hver især egner sig til. Det er muligt, at din virksomhed allerede har valgt, hvilke værktøjer du skal bruge.
 
Her er en oversigt over nogle af de mest kendte værktøjer:

• PDCA
• 5xHvorfor
• Fiskebensdiagram
• A3
• KATA
• DIMAIC 

Nogle af værktøjerne bruges i kombination med hinanden og andre kan bruges alene. Ingen af værktøjerne løser dine problemer, men de giver dig og dine kolleger en systematisk tilgang til, hvordan I løser problemerne. Du kan lære mere om værktøjerne ved at søge dem på nettet, spørge dine kolleger eller tilmelde dig et kursus.

Et meget kendt og anvendt værktøj er PDCA-cirklen. PDCA er betegnelsen for en struktureret fremgangsmåde til at arbejde systematisk med problemløsning og værktøjet kan også anvendes til at skabe løbende forbedringer.

Plan: Beskriv problemet, fokus på fakta, analyser problemet, fastlæg årsag og mål, planlæg D-C-A.
Do: Afprøv og implementer løsning
Check: Kontroller effekten og resultaterne
Act: Indfør forbedringen i praksis og lav en standard for forbedringen. Hvis målet ikke er indfriet, laves justeringer eller ny plan.

Det er min oplevelse, at denne strukturerede tilgang over tid gør såvel ledere som medarbejdere i stand til være på forkant med situationen, fordi problemerne løses i fællesskab og på en måde, så de ikke opstår igen.  

Du skal huske, at systematisk problemløsning handler om, hvordan man på en struktureret måde kan arbejde med at løse de problemer, der opstår. Find årsagen, find løsningen og kom videre. Det handler ikke om at placere skyld eller hænge kolleger ud. Det handler om at dele viden, respektere hinandens faglighed og i fællesskab at udvikle jeres processer, produkter og arbejdsmiljø.

Du kan lære mere om systematisk problemløsning på et af Learnmark Efteruddannelses Lean-kurser. Læs mere på vores hjemmeside.